Personal einstellen

Um den geeigneten und ausgewählten Bewerber bzw. die Bewerberin einzustellen, müssen Sie nach Abschluss des Auswahlverfahrens den sogenannten Einstellungsantrag inkl. der Anlagen an das zuständige Personalteam senden, und zwar vollständig und unterschrieben. Vorher müssen verschiedene Gremienvertretungen (Frauenbeauftragte, ggf. Schwerbehindertenvertretung) involviert werden. Planen Sie dies zeitlich mit ein. Um den Prozess so zügig  und reibungslos wie möglich abwickeln zu können, sollten Sie den Antrag auf Einstellung also unbedingt rechtzeitig stellen.

Fristen & Dauer des Prozesses

Bei planbaren Verfahren rechnen Sie bitte mit einer Vorlauffrist von vier Wochen. Bei außerplanmäßigen und eilbedürftigen Anträgen sprechen Sie bitte frühzeitig Ihr zuständiges Personalteam an, damit gemeinsam eine Lösung gefunden werden kann.

Nicht-EU-Bürger*innen

Hinsichtlich des Verfahrens zur Einstellung von Nicht-EU-Bürger*innen beachten Sie bitte, dass vor Arbeitsaufnahme ein gültiger Aufenthaltstitel, der zur Aufnahme der entsprechenden Erwerbstätigkeit berechtigt, vorliegen muss. Ggf. stellt Ihr Personalteam ein Anforderungsschreiben zur Vorlage bei der Ausländerbehörde bzw. Deutschen Botschaft aus. Desweiteren berät Sie gern Ihr zuständiges Personalteam hinsichtlich der Einstellung von Nicht-EU-Bürger*innen.

Bei den jeweiligen Beschäftigungsgruppen beachten Sie bitte unten stehende Hinweise.

Sofern Bewerbungen online eingereicht wurden, bitten wir Sie, diese auszudrucken oder auf einem Datenträger zu speichern und diesen zu übersenden.

Folgende Unterlagen müssen Sie zur Einstellung einreichen. Sie gelten sowohl für Haushaltsstellen als auch über Drittmittel finanziertes Personal:

Auszufüllen von der einstellenden Person:

• Antrag auf Einstellung mit den notwendigen Voten der zuständigen Gremien (Frauenbeauftragte, ggf. Vertrauensperson der Schwerbehinderten).
  • Bei Einstellungen an den Wissenschaftseinrichtungen mit Votum des Institutsrats bzw. der Geschäftsführenden Direktorin/des Geschäftsführenden Direktors im Zuge einer Eilentscheidung. Sofern bei Einstellungen von Drittmittelbeschäftigten der Institutsrat das Vorschlagsrecht auf die Projektleiterin oder den Projektleiter übertragen hat, ist dies nicht notwendig.
• nur bei Befristung und befristeter Aufstockung der wöchentlichen Arbeitszeit: Aufgabenzielbeschreibung (PDF) (gilt nicht für Vertretungsstellen wie z. B. bei Mutterschutz, Elternzeit, Krankheit, etc. oder eine sachgrundlose Befristung nach §14 Abs. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz)
• Auswahlbegründung/Besetzungsvermerk
• Synopse als PDF oder als XLS
• Stellenausschreibung
  • sofern keine Stellenausschreibung erfolgte:
    • Antrag auf Ausnahme von der Pflicht zur Stellenausschreibung nach DV Stellenausschreibung § 4 Abs. 1 (Katalogausnahme) oder
    • Antrag auf Ausnahme von der Pflicht zur Stellenausschreibung nach DV Stellenausschreibung § 4 Abs. 2 (Einzelfallausnahme)
• Bewerbungsunterlagen der/des Einzustellenden: Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, u. a.
• Stufenzuordnung sowie entsprechende Nachweise über alle Beschäftigungs- und Arbeitsverhältnisse, die als Berufserfahrung anerkannt werden
• Liste der Bewerber*innen inkl. aller Bewerber*innenunterlagen

Auszufüllen von einzustellender Person:

• Personalfragebogen
• Fragebogen Beschäftigungsverhältnisse
• Erklärung über Verurteilungen  in einem geschlossenen und als vertraulich gekennzeichneten Umschlag (bei Online-Bewerbungen: auf einem Datenträger)
• Erklärung über Anhängige Verfahren in einem geschlossenen und als vertraulich gekennzeichneten Umschlag (bei Online-Bewerbungen: auf einem Datenträger)

Sofern Bewerbungen online eingereicht wurden, bitten wir Sie, diese auszudrucken oder auf einem Datenträger zu speichern und diesen zu übersenden.

Folgende Unterlagen müssen Sie zur Einstellung einreichen. Sie gelten sowohl für Haushaltsstellen als auch über Drittmittel finanziertes Personal:

Auszufüllen bzw. zu erstellen von der einstellenden Person:

• Antrag auf Einstellung mit den notwendigen Voten der zuständigen Gremien (Frauenbeauftragte, ggf. Vertrauensperson der Schwerbehinderten). Bei Einstellungen an den Wissenschaftseinrichtungen mit Votum des Institutsrats bzw. der Geschäftsführenden Direktorin/des Geschäftsführenden Direktors im Zuge einer Eilentscheidung. Sofern bei Einstellungen von Drittmittelbeschäftigten der Institutsrat das Vorschlagsrecht auf die Projektleiterin oder den Projektleiter übertragen hat, ist dies nicht notwendig.
• Auswahlbegründung/Besetzungsvermerk
• Synopse (als PDF) oder als XLS
• bei Qualifikationsstellen: Formblatt zu Qualifizierungszielen
• Stellenausschreibung
  • sofern keine Stellenausschreibung erfolgte:
    • Antrag auf Ausnahme von der Pflicht zur Stellenausschreibung nach DV Stellenausschreibung § 4 Abs. 1 (Katalogausnahme) oder
    • Antrag auf Ausnahme von der Pflicht zur Stellenausschreibung nach DV Stellenausschreibung § 4 Abs. 2 (Einzelfallausnahme)
• Bewerbungsunterlagen der/des Einzustellenden: Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, u. a.
• Stufenzuordnung sowie entsprechende Nachweise
• Liste der Bewerber*innen inkl. alle Bewerber*innenunterlagen

Auszufüllen von einzustellender Person:

• Personalfragebogen
• Fragebogen Beschäftigungsverhältnis
• Erklärung über Verurteilungen in einem geschlossenen und als vertraulich gekennzeichneten Umschlag (bei Online-Bewerbungen: auf einem Datenträger)
• Erklärung über Anhängige Verfahren in einem geschlossenen und als vertraulich gekennzeichneten Umschlag (bei Online-Bewerbungen: auf einem Datenträger)
• Erklärung zu den Vordienstzeiten und ggf. zu den Promotionszeiten ohne Beschäfti-
  gungsverhältnis

Hinweise:

Erläuterungen zur Dauer und zum Umfang der Beschäftigung von wissenschaftlichen Beschäftigten aus Haushalts- und Drittmitteln können Sie dem Rundschreiben zum Wissenschaftszeitvertragsgesetz vom 08.03.2016 entnehmen.

Zugangsvoraussetzungen: Die Zugangsvoraussetzungen für die Beschäftigtengruppe (Anlage G) aufgeführt.

Sofern Bewerbungen online eingereicht wurden, bitten wir Sie, diese auszudrucken oder auf einem Datenträger zu speichern und diesen zu übersenden.

Folgende Unterlagen müssen Sie zur Einstellung einreichen:

Auszufüllen von einstellender Person:

• Antrag auf Einstellung für Studentische Beschäftigte mit den notwendigen Voten der zuständigen Gremien (Frauenbeauftragte, ggf. Vertrauensperson der Schwerbehinderten). Bei Einstellungen an den Wissenschaftseinrichtungen mit Votum des Institutsrats bzw. der Geschäftsführenden Direktorin/des Geschäftsführenden Direktors im Zuge einer Eilentscheidung. Sofern bei Einstellungen von Drittmittelbeschäftigten der Institutsrat das Vorschlagsrecht auf die Projektleiterin oder den Projektleiter übertragen hat, ist dies nicht notwendig.
• Auswahlbegründung/Besetzungsvermerk
• Synopse (als PDF) oder als XLS
• Stellenausschreibung
  • sofern keine Stellenausschreibung erfolgte:
    • Antrag auf Ausnahme von der Pflicht zur Stellenausschreibung nach DV Stellenausschreibung § 4 Abs. 1 (Katalogausnahme) oder
    • Antrag auf Ausnahme von der Pflicht zur Stellenausschreibung nach DV Stellenausschreibung § 4 Abs. 2 (Einzelfallausnahme)
• Aufgabenbeschreibung
• Bewerbungsunterlagen der/des Einzustellenden: Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, u. a.
• Personalfragebogen in einem geschlossenen und vertraulich gekennzeichneten Um-
  schlag
• Liste der Bewerber*innen für Studentischer Beschäftigter

Auszufüllen von einzustellender Person:

• Erklärung über Vordienstzeiten für Studentische Beschäftigte

Hinweise:

Zugangsvoraussetzungen: Die Zugangsvoraussetzungen für die Beschäftigtengruppe sind in der Anlage G aufgeführt.

Beschäftigungsverhältnisse sind in der Regel für vier Semester zu begründen oder zumindest an die Laufzeit der jeweiligen Drittmittelprojekte anzupassen. Ausnahmen von diesem Grundsatz sind auf den jeweiligen Einstellungs-/Verlängerungsanträgen gesondert zu begründen.

Der monatliche Beschäftigungsumfang soll jeweils 41, 60 oder 80 Stunden betragen.

Zwischen der Absage der unterlegenen Bewerber*innen und dem Abschluss des Arbeitsvertrages der bzw. des Einzustellenden müssen mindestens 14 Tage liegen. Damit wird der Rechtsprechung Rechnung getragen. Diese verlangt, dass öffentliche Arbeitgeber erst frühestens nach Ablauf von zwei Wochen nach Unterrichtung der unterlegenen Bewerber*innen eine Einstellung vornimmt.

In der Regel sollten die Absagen an die unterlegenen Bewerber*innen erst nach Abschluss des Personalratsbeteiligungsverfahrens versendet werden. Sofern ein schnellerer Abschluss des Arbeitsvertrages notwendig ist, bestehen keine Bedenken, den unterlegenen Bewerber*innen zu einem früheren Zeitpunkt die Absagen zukommen zu lassen. Frühester Termin ist dabei
der Zeitpunkt nach Abschluss der Auswahlgespräche.

Eine Absage an die unterlegenen Bewerber*innen hat schriftlich zu erfolgen. Die Absage kann auch per Mail erfolgen.